الدروس الأساسية التي يحتاجها نواب الوزراء الأمريكيون من أجل إدارة المؤسسات الحكومية بكفاءة

وعلى وجه التحديد، في عام 2011، أقر السلطات الأمريكية قانوناً جديداً يرسخ دوراً إدارياً ومحوريًا للغاية ضمن الوكالات الفيدرالية الأمريكية. هذا المنصب هو الرئيس التنفيذي للعمليات،¹ينص قانون تحديث مستوى الأداء الحكومي لعام 2010 على أنه: "في كل وكالة، يكون نائب رئيس الوكالة، أو ما يعادله، هو الرئيس التنفيذي للعمليات في الوكالة." ويتيح القانون لنواب الوزراء مسؤولية "تحسين إدارة الوكالة وأدائها"، وحدّد القانون أربع مسؤوليات رئيسية لهذا الدور، تشمل: 1) إدارة الأداء: توفير إدارة تنظيمية لتحسين أداء الوكالة وتحقيق مهمتها وأهدافها؛ 2) وضع خطط الأداء: تقديم المشورة والمساعدة لرئيس الوكالة في تنفيذ خطط الأداء؛ 3) تحسين وظائف الإدارة: الإشراف على الجهود الخاصة بالوكالة لتحسين وظائف الإدارة داخل الوكالة وعبر الحكومة؛ 4) التركيز على التمويل، ورأس المال البشري، والمشتريات، وتكنولوجيا المعلومات: التنسيق والتعاون مع الموظفين المعنيين داخل الوكالة وخارجها ممن لهم دور مهم في المساهمة في تحقيق مهمة وأهداف الوكالة. والذي يتولاه عادة نواب الوزراء في تلك الوكالات الحكومية.²نستخدم مصطلح "النواب" للإشارة إلى نواب الإدارات والوكالات رفيعي المستوى، لكننا نهدف بهذا المصطلح إلى تضمين نواب الوزراء، ونواب المدراء، ونواب المدراء العامين، ووكلاء الوزراء (كما هو الحال في الخدمات العسكرية)، وغيرهم من كبار النواب. إذ يُكلف هؤلاء المسؤولون القياديون بمسؤولية وضع وتطبيق السياسات التي تهدف إلى تعزيز كفاءة العمل اليومي بشكل شامل، وهذا يشمل جوانب أساسية مثل إدارة شؤون الموظفين بكفاءة عالية، ووضع الميزانيات بدقة والتخطيط لها، والإشراف على تصميم البرامج الحكومية المتنوعة، وتحديد الأولويات الاستراتيجية التي توجه مسار العمل المستقبلي.³تقرير بعنوان "التحول المؤسسي: تطبيق مناصب الرئيس التنفيذي للعمليات، بالإضافة إلى رئيس الإدارة في الوكالات الفيدرالية"، صادر عن مكتب المساءلة الحكومي الأمريكي، بتاريخ 12 ديسمبر 2007. لذلك، هؤلاء القادة مهمون جدًا لدفع خطط عمل إداراتهم الحكومية للأمام، وضمان استمرار المبادرات المهمة في طريقها. لكن في واقع الحال تعتبر مهمتهم ليست سهلة؛ فهم يواجهون طبيعة خاصة في المؤسسات الحكومية وطرق عملها من الداخل، وهذا يجعل أي تغييرات كبيرة في طريقة العمل داخل الحكومة الفيدرالية صعبة للغاية وتحتاج إلى فهم عميق ومهارة كبيرة.

ولفهم هذا الدور المعقد والمحوري، تسلط أبحاثنا الحديثة الضوء على الدور الخاص جدًا الذي يقوم به نواب الوزراء في ربط الأهداف الرئيسية للوكالة بتطبيقها الفعلي على أرض الواقع. وفي سبيل جمع هذه المعلومات، تحدثنا مع 12 نائب وزير أمريكي سابق لفهم خبراتهم الإدارية مباشرة. (يمكنك الاطلاع على تفاصيل ذلك في العمود الجانبي بعنوان "حلقة نقاش حول الإدارة الحكومية الفعالة"). مع العلم، لم نكتفِ بهذا القدر فقط، بل قمنا أيضًا بجمع معلومات قيمة من مسؤولين فيدراليين معينين، ومن أبحاث سابقة حول كيفية تأسيس مكتب رئيسي لوكالة فيدرالية، بالإضافة إلى أفضل الطرق والأساليب التي استخلصناها من خبرة شركة ماكنزي التي تمتد لسبعة عقود في دعم عمليات انتقال الحكومات الفيدرالية وحكومات الولايات.

وعند التفكير في الإرث التاريخي الكبير الذي تركه نواب الوزراء عبر العقود الماضية. في هذا السياق، علق باحث الشؤون الرئاسية المرموق، "ويليام أنثوليس"، وهو المدير والرئيس التنفيذي لمركز "ميلر" في جامعة فرجينيا الموقرة، على بحثنا، مشيرًا إلى نقطة جوهرية مفادها أنه "بينما يتركز الاهتمام العام غالبًا على أعضاء مجلس الوزراء المحددين، فإن النواب هم القوة الحقيقية التي تحافظ على سير العمل الحيوي للجهاز الحكومي بأكمله. هذا الدور المحوري ينطبق على كل من العمليات الداخلية ضمن الوكالات الفيدرالية والتعاون فيما بينها. فبدون جهودهم التي لا غنى عنها في تحقيق التوافق بين أهداف القيادة العُليا والتطبيق الفعلي لهذه الأهداف على أرض الواقع، ستجد الإدارات الحكومية صعوبة بالغة في ضمان تحويل أولوياتها الاستراتيجية إلى تأثير إيجابي ودائم وملموس على العمليات اليومية التي تخدم المواطنين."

وانطلاقًا من هذه الخبرات الثمينة التي جمعناها، حددنا خمس خطوات عملية يجب أن يركز عليها القادة الأمريكيون الجدد لضمان بداية قوية وفعالة، وهم يواجهون التحديات الإدارية الشائعة خلال أول 100 يوم لهم في مناصبهم، وهي فترة حاسمة لتحديد مسار النجاح. تشمل هذه الخطوات: فهم دورهم بوضوح تام وتحديد مسؤولياتهم بدقة، وبناء طريقة عمل منظمة ومحكمة تضمن سير المهام بسلاسة، وإدارة الميزانية بفاعلية لتحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة، وقياس النتائج الحقيقية لتقييم التقدم والأثر الملموس، وأخيرًا تشكيل بيئة عمل إيجابية ومحفزة تدعم الابتكار والتعاون. وبالتالي تساهم هذه الخطوات الخمس في تمكين القادة التنفيذيين الفيدراليين الجُدد من تحقيق نجاح واضح ومستدام، وترك أثر ملموس وإيجابي في خدمتهم العامة للمجتمع بأسره.

تحديد دورك بوضوح

يقول أحد نواب الوزراء السابقين معلقًا: "لو أنني ركزت فقط على الأمور التي كان عليَ القيام بها، لما شعرت بالإنجاز الشخصي ولما أحدثت فرقًا كبيرًا بالقدر الذي أحدثته."

تأكيداً على أهمية هذا المبدأ، عادةً ما يقضي النواب أقل من 48 يومًا بين ترشيحهم الفعلي وتأكيد تعيينهم، وبمجرد تعيينهم، يبلغ متوسط مدة خدمتهم أقل من ثلاثة أعوام فقط وهي فترة قصيرة (اطّلع على الشكل 1). ونظرًا لضيق هذا الجدول الزمني، يجب عليهم بناء فهم واضح وشامل لدورهم الفردي في وقت مبكر من فترة عملهم، لضمان التوافق التام مع البيت الأبيض، ووزير الإدارة، وفريق قيادة الإدارة، وأخيراً الكونغرس.

وفي سياق هذه الفترة الحاسمة التي تسبق التعيين الرسمي، كشفت محادثاتنا مع نواب الوزراء السابقين عن ثلاث نصائح إدارية جوهرية لمساعدتهم على النجاح: وهي تتمثل في ضرورة إتقان طريقة عمل الوكالة وكافة إجراءاتها الداخلية وفهمها بعمق، وكذلك العمل بتناغم تام وتنسيق فعال مع الوزير ورئيس مكتبه، وأخيراً تبني أهدافك وخطط عملك الخاصة والمسؤولية عنها بالكامل بحيث تكون أنت قائدها.

إتقان العمليات الإدارية

فيما يتعلق بإتقان العمليات الإدارية، يمتلك نواب الوزراء مجموعة واسعة من الأدوات والوسائل لتشكيل طريقة عمل وسلوكيات وكالاتهم. فبفضل إشرافهم المباشر على الميزانية والموظفين وتكنولوجيا المعلومات وعمليات المشتريات، لديهم قدرة كبيرة على إدارة العمليات على نطاق واسع وتحسين الأداء حتى في أدق التفاصيل. وباكتسابهم فهمًا مبكرًا وعميقًا لكيفية تنفيذ السياسات وتقديم البرامج بفاعلية، يمكن لنواب الوزراء المساهمة بشكل أفضل في تحقيق أولويات الرئيس والوزير.

قبل البدء في التنسيق والتعاون مع الأطراف المعنية وأصحاب المصلحة، قد يجد الرؤساء التنفيذيون للعمليات في القطاع العام (الذين غالبًا ما يكونون نواب وزراء) أنه من المفيد للغاية أن يتعرفوا أولاً على تاريخ إدارتهم المؤسسي العريق، وثقافتها الداخلية، والعمليات الإدارية المتبعة فيها. بالإضافة إلى ذلك، من المهم جداً أن يقوموا بمراجعة دقيقة للمبادرات الكُبرى الجارية حالياً في الإدارة، لا سيما المشتريات الرئيسية، وتحديث أنظمة تكنولوجيا المعلومات، وجهود الأمن السيبراني، ومبادرات إدارة البيانات. وإذا أمكن، يجب على النواب أيضاً إعطاء الأولوية للقاء من سبقوهم في هذه المناصب وغيرهم من القادة الذين يمتلكون معرفة عميقة بالجوانب الداخلية للمؤسسة وطريقة عملها المعقدة.

الانسجام التام مع الوزير ورئيس المكتب

أكد أغلب نواب الوزراء السابقين الذين تحدثنا معهم على أهمية التعاون القوي بين الوزير ونائبه ورئيس مكتبه. وكما وصفها أحد القادة، هم بمثابة "الأرجل الثلاثة للكرسي"، أي أن كل واحد منهم يشكل دعامة أساسية لعمل الإدارة، فإذا لم يعملوا معًا بتناغم وتوازن، فإن الأداء العام سيتأثر سلباً. وبعيداً عن مهامهم القانونية المحددة، تتطلب إدارة الإدارات الحكومية الكبيرة تنسيقاً ومواءمة مستمرة بين هؤلاء الأفراد الثلاثة. هذه العملية الحيوية تبدأ بفهم واضح لنقاط قوة كل منهم، ومعرفة الجوانب التي تحتاج للدعم، وخبراتهم المتخصصة، وتوقعات أصحاب العلاقة منهم في هذه المناصب الهامة.

ومن الجوانب المحورية التي تستدعي اهتماماً خاصاً، هو استيعاب النائب لمتطلبات الوزير بدقة، وفي المقابل، تحديد المساحات التي يتعين عليه فيها إظهار المبادرة والقيادة الذاتية. وعلى نطاق أوسع، يعول الوزراء كثيراً على نوابهم لتطوير وتجسيد الآليات التي تمكن الإدارة من بلوغ أهدافها الطموحة. فإن هذا التوافق والتناغم البناء بينهما يولد حراكاً فعالاً يمكّن القائدين معاً (الوزير والنائب) من تركيز جهودهما وطاقاتهما بالكامل نحو الأولويات الأكثر تأثيراً وأهمية، مما يضمن تحقيق أفضل النتائج.

في القطاع الخاص، حيث السرعة والوضوح أساس، يحرص الرؤساء التنفيذيون ومديرو العمليات على تحديد مهامهم القيادية بدقة متناهية. هذا ضروري لتجنب أي التباس يعرقل مسار العمل. وينطبق المبدأ نفسه على الوزراء ونوابهم. فمن الذكاء أن يوثقوا مسؤولياتهم وأولوياتهم، ثم يشاركوها بصراحة ووضوح مع بعضهم ومع كبار القادة. هذا الانسجام يصنع فارقاً حقيقياً؛ فهو يساعد كبار المسؤولين في الحكومة على استيعاب مهام وأولويات الجميع بوضوح، مما يمنح النائب القدرة على حماية الوزير من أي مفاجآت عملية غير متوقعة. والأهم، أنه يضمن وصول المعلومات الحيوية للوزير أولاً بأول، ليبقيه على اطلاع دائم. تخيل أن كثرة المعلومات قد تصبح فوضى يصعب التحكم فيها! بلا قنوات اتصال واضحة ومحددة، سيعرقل هذا الكم الهائل من المعلومات العمل بدلاً من أن يخدمه.

وللحفاظ على هذا التناغم والانسجام الفعال بين الوزير ونائبه، والذي تحدثنا عنه سابقاً، لا غنى عن عقد اجتماعات دورية ومنتظمة، وتحديث الخطط باستمرار لتبقى مواكبة للمستجدات، وتفويض المهام بوضوح تام لا لبس فيه. وجرت العادة على أن يلتقي الوزير ونائبه مرتين يومياً؛ إحداهما تكون بحضور كبار القادة الآخرين في الإدارة، والأخرى قبيل بدء التزامات المساء التي عادةً ما تملأ جداول أعمالهما بعد انتهاء ساعات العمل الرسمية. ولكي يظهر هذا التوافق والانسجام جلياً أمام الجميع، نصح أحد النواب بأن يحرص القادة (الوزير ونائبه) على استقبال الموظفين عند مدخل الإدارة معاً بشكل منتظم، وأن يظهرا سوياً في فعاليات وأماكن مختلفة داخل الإدارة.

التحكم في أجندتك الخاصة

بالنسبة لنواب الوزراء، لا يكفي أن يقوموا بمهامهم اليومية وحسب؛ بل من الضروري جداً أن يحددوا مبادراتهم الخاصة وأولوياتهم الشخصية ثم يطبقوها بفعالية. ففي حقيقة الأمر، تمتلئ أيامهم بالكثير من المهام "التي لا تحتمل التأجيل"، وتأتيهم طلبات ذات أولوية قصوى من جهات متعددة؛ بدايةً من مكتب رئيس الجمهورية، مروراً بالإدارات الفيدرالية الأخرى التي تعمل في نفس المجال، وصولاً إلى أصحاب المصالح الكبار وذوي التأثير المباشر. وفي السياق ذاته، كشف لنا مديرو العمليات الذين تحدثنا معهم أنهم كانوا مسؤولين عن إدارة مجموعة واسعة جداً ومتنوعة من المبادرات؛ على سبيل المثال لا الحصر، شملت هذه المبادرات الاستجابة السريعة للأوبئة، وتنفيذ مشاريع رئاسية خاصة وحساسة، بالإضافة إلى الإصلاح الشامل لأنظمة الأمن السيبراني، وأيضاً عمليات التحول الجذري للهيئات الحكومية.

وبالتطرق في الحديث عن النواب؛ بعضهم اختار التركيز على أولويات العمل اليومي لتحديث المؤسسات وجعلها أفضل، بينما فضل آخرون الغوص في مبادرات سياسية معينة. هنا تأتي نقطة جوهرية: على النواب أن يختاروا بعناية المبادرات التي سيقودونها بأنفسهم ويمضون بها قدماً. الأمر لا يقتصر على بناء إرث لهم وحسب، بل لأن هذه المشاريع الكبيرة، التي قد تكون واحداً أو اثنين على الأكثر وتنبع من شغف حقيقي، ستكون بمثابة وقود مستمر للطاقة ومصدر فخر شخصي لهم، خاصة خلال أوقات الخدمة العامة الصعبة المليئة بالتحديات. أما من تحدثنا معهم، فقد نصحوا بأن مبادرتين كبيرتين فقط تكفيان كحمولة عمل كاملة. لذلك، فإن اختيار هذه المبادرات بذكاء فائق، ثم العمل عليها بجد حتى رؤية ثمارها، هو ما قد يعني تحقيق النجاح بحد ذاته.

بناء نموذج عملك الخاص

يقول أحد نواب الوزراء السابقين معلقًا: "لتحقيق النجاح في أي منصب، هناك جانب أساسي لا يمكن إغفاله، وهو امتلاك التكنولوجيا المناسبة، والأنظمة الإدارية الفعالة، والبيانات الدقيقة؛ فذلك ضروري لفهم مدى كفاءة عمل الجهة الحكومية أو المؤسسة"

منذ اللحظات الأولى لتولي النائب مهامه، يبرز أمامه تحدٍ جوهري وأساسي: ألا وهو كيف يبني فريق عمله بفاعلية واقتدار؟ فعلى عكس الوزراء الذين يتمتعون عادةً بفرق دعم ضخمة تساعدهم في رسم السياسات، يجد النواب أنفسهم غالباً بفرق أصغر بكثير، تمتلك قدرات تنفيذية محدودة. وهذا يدفعهم في كثير من الأحيان للاستعانة بفرق عمل خارج نطاق إشرافهم المباشر (كما هو موضح في الشكل 2). هنا تكمُن المهارة الحقيقية: فعلى النائب أن يوفق ببراعة بين فريقه الأساسي، الذي يجب أن يكون صغيراً ومترابطاً بقوة، وبين الهيكل التنظيمي الأكبر للجهة الحكومية ومكتب الوزير ذاته. لذا، فإن تحقيق الانسجام والتوافق بين كل هذه الأطراف لا يعد أمراً عادياً، بل يصبح جهداً يتطلب تركيزاً وحذراً بالغين.

لتحقيق النجاح في بناء فريق عمل قوي ومؤثر داخل أي جهة حكومية فيدرالية، هناك ثلاثة محاور أساسية لا غنى عنها، وهي: أولاً: تنظيم مكتب النائب نفسه بشكل يضمن قدرته على التنفيذ الفعال والسريع. وثانياً: توحيد صفوف أعضاء الفريق، سواء كانوا من الكوادر المهنية الدائمة أو من المعينين سياسياً. وثالثاً: وضع آليات وجداول عمل منتظمة للتواصل والتعامل مع أصحاب المصلحة المعنيين.

تنظيم مكتب النائب لضمان القدرة على التنفيذ

غالباً ما تكون مكاتب نواب الوزراء ذات هيكل تنظيمي بسيط ومحدود من حيث عدد الموظفين، لكن ما يميزها هو قدرتها على الاستفادة من موارد إدارية هائلة ومتنوعة تابعة للوزارة بأكملها. ولتحقيق النجاح الأمثل، يضم مكتب النائب الفعال عادةً مجموعة من العناصر الأساسية التي لا غنى عنها:

• رئيس مكتب: مهمته الإشراف على العمليات اليومية وضمان سير العمل بسلاسة.
• مسؤول رفيع المستوى ثابت في الحكومة: يركز على تطوير وتبسيط العمليات الإدارية لضمان الكفاءة.
• مستشار السياسات الأول: يقدم المشورة والتوجيه في صياغة وتنفيذ السياسات.
• مسؤول إداري متخصص: لدعم كل ما يتعلق بالجداول الزمنية، وإعداد الملخصات، وتنظيم الاجتماعات.

ولكي يتمكن النواب الفعالون من تجنب الانعزال الإداري، عليهم التعاون الوثيق مع مكتب الوزير. هذا التعاون يضمن وضوح الرؤية والحصول على الدعم اللازم لتنفيذ السياسات بفاعلية. فمن خلال دمج فريق النائب مع البنية التنفيذية لمكتب الوزير، يمكن للنواب تعزيز قدراتهم بشكل كبير لتنفيذ المبادرات الضخمة والاستجابة للتحديات الناشئة بكفاءة وفعالية.

توحيد صفوف الكوادر المهنية والسياسية في الفريق

لا يكفي أن يشغل النواب مناصبهم؛ بل يتوجب عليهم جذب أفضل الكفاءات، وضمان امتلاك موظفي الجهة الحكومية للمهارات والقدرات الضرورية لتحقيق أهداف المؤسسة ببراعة. في عصرنا الحالي، حيث تتسارع وتيرة التحديث، أصبحت المهارات بالغة الأهمية كإدارة البيانات، والأمن السيبراني، وحتى الذكاء الاصطناعي، تستدعي جهوداً مركزة لجذب أصحابها والاحتفاظ بهم. ووجود هذه الكفاءات المناسبة لا يقتصر أثره على مساعدة بقية أفراد المؤسسة على استيعاب أولويات الإدارة وحسب، بل يرفع بشكل كبير من فرص تحقيق النجاح في إنجاز المهام.

نجاح نائب الوزير لا يقتصر على إتقان الجوانب الإدارية والفنية فقط، بل يعتمد أيضاً على قدرته على تقريب وجهات النظر بين المعينين سياسياً والموظفين الدائمين. هذا يساعد في بناء فريق عمل متماسك تسوده الثقة والتعاون بين الجميع. وقد أكد أحد من تحدثنا معهم على أهمية ما يسميه 'كسب تأييد المؤسسة بأكملها'. فالمصداقية مع الموظفين الدائمين، وخصوصاً قادة الإدارات، ضرورية جداً لكسب ثقة ودعم كل العاملين. هذه الثقة تمكن النائب من الحصول على تأييد شامل من القوى العاملة بالجهة، مما يسهل سير العمل وتحقيق الأهداف. لذلك، فإن تعيين مسؤول مدني كبير وموثوق به ضمن فريق النائب الأساسي يشكل حلقة وصل مهمة مع الموظفين المهنيين. هذا يسهم في مواءمة الأهداف التشغيلية مع المعرفة والخبرات المتراكمة داخل المؤسسة. أخيراً، التواصل الواضح مع القيادات السياسية يبني الثقة، ويضمن أن تتقدم أولويات الإدارة العليا بالدعم التشغيلي الضروري لإنجازها بكفاءة.

تنظيم التواصل مع أصحاب المصلحة

يتعامل نواب الوزراء مع دائرة واسعة جداً من أصحاب المصلحة المتنوعين. هؤلاء يشملون مسؤولين كباراً في الكونغرس والإدارة الحكومية، وكذلك قادة من القطاع الخاص. فعليهم التواصل بانتظام مع أعضاء الكونغرس وموظفيهم، ومع رؤساء مجلسي النواب والشيوخ، وأيضاً مع حكام الولايات. والهدف من هذا التواصل المستمر هو تلبية احتياجات المواطنين ومناقشة القضايا السياسية المهمة.

داخل أي إدارة حكومية، يُعتبر وجود الحلفاء أمراً لا غنى عنه لتحقيق الأهداف السياسية الكُبرى. فغالباً ما تتطلب هذه الأهداف الطموحة تعاوناً وتنسيقاً وثيقاً وغير منقطع بين مختلف الجهات الحكومية، وهذا يُعد مفتاحاً للنجاح. وفي هذا الصدد بالتحديد، روت لنا إحدى نائبات الوزراء تجربتها قائلة إنها كانت ستتمكن من تحقيق نجاح أكبر بكثير لو أنها أدركت في وقت مبكر أن زملاءها في الإدارة يمكن أن يكونوا داعمين أساسيين في إحراز تقدم فعلي في مواجهة التحديات الكُبرى والمعقدة. وعلى الجانب الآخر، أشار نائب آخر إلى أن عدم الاهتمام بالتواصل المستمر والفعال مع الكونغرس قد يؤدي إلى عواقب سلبية. فقد يقوم الكونغرس حينها بتقييد الصلاحيات الممنوحة للجهة أو حتى بفرض شروط جديدة غير مجدية، والتي قد تعرقل العمل وتتسبب في نتائج عكسية غير مرغوبة.

لكل وزارة قاعدة صناعية مهمة تضم جهات فاعلة في الصناعة، ونقابات عمالية، ومؤسسات تعليمية. وفي الحقيقة، إن مشاركة هذه الجهات وتفاعلها يمكن أن يقلل من أي معارضة سياسية أو قانونية محتملة. أما أصحاب المصلحة الخارجيون، مثل جماعات الدفاع عن القضايا والمنظمات غير الربحية، فهم يسعون دوماً لتقديم الدعم، ويساهمون بشكل كبير في مهمة الوزارة. وقد يبدو هذا العدد الكبير من أصحاب المصلحة أحياناً وكأنه استنزاف للوقت، خاصة وأنهم غالباً ما يأتون بطلبات مساعدة كثيرة. لكن احتضان هذه المجموعات، التي تستثمر بقوة في رسالة الوزارة، يمكن أن يخلق تأثيراً محفزاً هائلاً. فهؤلاء الشركاء قادرون على تقديم خبرات عميقة، ورواية قصص نجاح لعمل الوزارة، وتوفير حماية سياسية، بالإضافة إلى منافع أخرى كثيرة. فعندما يتبنى النواب نقاط القوة لدى أصحاب المصلحة الرئيسيين، فإنهم بذلك يحققون دفعة قوية للغاية تدعمهم في مسيرتهم.

إتقان إدارة الميزانية

يقول أحد نواب الوزراء السابقين معلقًا: "عند استلام أي مهمة، من المهم أن تتعرف على أعضاء الفريق، وتفهم من يشغل كل منصب، وأن تبني علاقات عمل جيدة تسهّل التواصل والتعاون."

الميزانية ليست مجرد أرقام؛ إنها القلب النابض لكل استراتيجية، والأداة الأقوى التي يمتلكها نواب الوزراء بين أيديهم. فبفضل بيانات الميزانية والمعلومات المالية الدقيقة، تستطيع قيادات الجهة بأكملها أن ترتقي بالنتائج، وتتتبع خطى التقدم، وتتخذ قرارات استراتيجية مستنيرة تتطلب الموازنة بين الخيارات الصعبة. ولكن دور الميزانية لا يتوقف هنا؛ إنها أيضاً بمثابة نظام إنذار مبكر ينبه النواب إلى أي مشكلات محتملة، سواء كانت ارتفاعاً مفاجئاً في التكاليف، أو تراجعاً في إيرادات الرسوم، أو حتى صدمات غير متوقعة في عالم المشتريات. وباستثمارهم لتركيزهم في الميزانية، يمكن للنواب أن يدفعوا عجلة الكفاءة نحو الأمام، وأن يحققوا إنجازات أكبر، وأن يدمجوا الأولويات الجديدة بسلاسة تامة في صميم عمل الوزارة. وعندما يتعلق الأمر بالقوى العاملة، فإن التخطيط الدقيق للميزانية، والذي يشمل الرواتب والمصروفات والتدريب وتجهيز أماكن العمل وتوفير الرعاية الصحية، يصبح جسر الأمان الذي يعالج أهم هواجس الموظفين الحكوميين ويوفر لهم الاستقرار.

التركيز الدائم على إجراءات الميزانية وإدارتها على مدار العام ليس مجرد عمل روتيني؛ بل هو الضمان الأساسي لتخصيص الموارد بكفاءة عالية، والمحرك الذي يدفع نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية المنشودة. كما أنه يرتقي بالعمليات التشغيلية للوزارة لتكون أكثر فعالية وشفافية (كما هو موضح في الشكل 3). هذا التوجه المحوري يمثل نقطة انطلاق لا غنى عنها لأي تحسينات في الأداء العام، وهو أساس لإنجاز رسالة الوزارة بكل اقتدار. ولكي يتمكن نواب الوزراء من إتقان فن الميزانية بسرعة ملحوظة، عليهم التركيز على مجالين حاسمين: أولاً، التخطيط المبكر والمدروس بعناية فائقة. وثانياً، الالتزام الثابت بما تم وضعه من خطط، والحرص على إنجاز الوعود والمهام على أكمل وجه.

خطط مبكراً وبشكل منهجي منظم

إن إدارة الميزانية بكفاءة، والتي تبدأ بالتخطيط الدقيق والمنظم، هي مفتاح النجاح لأي مهمة، كما أنها تضمن تحقيق أفضل أداء تشغيلي. فالنظام المالي القوي يعتمد على إطار عمل واضح ومعيار موحد يوجه عملية اتخاذ القرارات بوضوح، ويسهل الإدارة اليومية للموارد، بالإضافة إلى تقديم الدعم الشامل اللازم لإعداد الميزانيات بدقة وفعالية. وفي هذا الصدد، يلعب القادة في المناصب الرئيسية مثل المدير المالي، ومدير إدارة الأعمال، ومدير تحسين العمليات دوراً محورياً. فهم يقدمون قيادة متخصصة تضمن مراجعة دقيقة وفحصاً شاملاً لجميع القرارات التي يتخذها النواب، وذلك لضمان جودتها وسلامة تطبيقها. علاوة على ذلك، يُعد إجراء فحص مبكر وشامل لوظيفة الميزانية أمراً بالغ الأهمية. فهذا الفحص يساعد النواب على تحديد “نجاحات سريعة” أو مكاسب فورية يمكن تحقيقها بسهولة. هذه النجاحات البسيطة لا تخلق حماساً جديداً وتدفع عجلة العمل داخل المؤسسة للأمام فحسب، بل توضح أيضاً الأولويات الاستراتيجية التي يجب التركيز عليها بفاعلية.

في خطوة لتعزيز فعالية الميزانية، كشف القادة الذين قابلناهم عن ضرورة إجراء تقييم دقيق لوضع ميزانية الجهة واحتياجاتها الفعلية. هذا التقييم يتم عبر جلسات شاملة ومتدرجة، تبدأ من المستويات الأدنى وصولاً إلى الإدارات العليا داخل الجهة بأكملها، لضمان جمع البيانات من كل زاوية. وفي هذا الإطار، يقع على عاتق نواب الوزراء مسؤولية جسيمة لضمان التماسك والترابط داخل المنظومة. يتجسد ذلك في حضور مستشارين موثوق بهم لكافة الجلسات لضمان التنسيق الدائم وتبادل الخبرات بفاعلية. كما أن الحفاظ على التوافق التام مع الأمين العام أو الوزير يُعد محورياً، ويتم ذلك عبر التواصل المستمر مع رئيس المكتب لضمان انسجام العمل مع الرؤية العامة. إلى جانب ذلك، يُسهم تبني هيكل واضح ومنهجية متسقة في إعداد الميزانية بشكل كبير في دعم عملية تصميم شاملة. هذا النهج لا يوضح فقط التسلسلات الإدارية وحقوق اتخاذ القرار بدقة، بل يشجع أيضاً على مشاركة القيادات بفاعلية وثبات، مما يضمن في النهاية اتخاذ قرارات مستنيرة ومؤثرة.

الالتزام والتنفيذ

يُعد بناء الثقة مع قيادات مكتب الإدارة والميزانية أمراً بالغ الأهمية وعنصراً حيوياً لنجاح سير العمل بفعالية وانسجام الأداء الحكومي. هذه الثقة تُساعد على توحيد الأهداف المشتركة وتُسهم في بناء علاقة عمل ناجحة ومثمرة بين كافة الجهات المعنية. لذلك، ينبغي على نواب الوزراء تقوية هذه العلاقات مبكراً؛ لماذا؟ لأن هذا المكتب الحيوي يلعب دوراً محورياً في تحويل أولويات الرئيس الحكومية إلى خطط عمل قابلة للتنفيذ، كما أنه مسؤول عن إعداد ميزانية البيت الأبيض بدقة. ولضمان هذا الانسجام الدائم، يُعد التواصل الواضح والتوافق المستمر مع المكتب ضرورياً جداً. هذا التنسيق المسبق يساهم بشكل كبير في تجنب الارتباك وتغيير الأولويات المفاجئ الذي قد ينجم عن تعديلات الميزانية في اللحظات الأخيرة.

ولذلك، إظهار التوافق مع أهداف المهمة وبناء الثقة يعتمد بشكل أساسي على الاستعداد التام للتعمق في المشاكل الصعبة ومعالجتها بجدية وإيجاد حلول جذرية لها. وقد أشار نواب وزراء سابقون إلى أن أحد أوضح مظاهر هذا الالتزام هو تجنب التفويض المفرط للمهام. فبعض المهام، تكون أفضل وأكثر فعالية إذا قام بها نائب الوزير بنفسه، وذلك كدليل على المشاركة الكاملة والرغبة في التعاون والحرص على الإنجاز.

تقييم النتائج

يقول أحد نواب الوزراء السابقين معلقًا: "باستخدام وثيقة إدارية معروفة للجميع، ويتم تحديثها كل أسبوعين، تحققت شفافية كاملة."

بموجب قانون تحديث أداء ونتائج الحكومة، يُلزم على كافة الوكالات الحكومية وضع أهداف واضحة ودقيقة لإدارة أدائها. في هذا الإطار الحيوي، يلعب نواب الوزراء دوراً محورياً وأساسياً في تحديد مقاييس النجاح التي تترجم هذه الأهداف إلى مؤشرات قابلة للقياس بوضوح تام. ورغم التحدي الذي قد تفرضه عملية وضع هذه المقاييس وتطبيقها، فإنها تُعد حاسمة وضرورية لقياس التقدم الفعلي المحرز وضمان المساءلة الكاملة والشفافة داخل الأجهزة الحكومية. وبشكل عام، لكي تكون المقاييس فعالة، يجب أن تشمل أهدافاً قابلة للقياس الكمي والنوعي، وأن تكون قابلة للتكرار لضمان الاتساق، ومرئية للجمهور بشكل دائم لتعزيز الثقة. لذا، من الضروري جداً أن يراجع نواب الوزراء مذكرات مكتب الإدارة والميزانية بانتظام لفهم قضايا الإدارة العُليا الحالية التي تؤثر على الحكومة الأمريكية بأكملها، بما يغطي موضوعات مهمة وحساسة مثل الأمن السيبراني، وتحديث البرنامج الفيدرالي لإدارة المخاطر والترخيص، بالإضافة إلى صحة التنظيمات الداخلية، وتحسين تجربة المواطن. وإن تأسيس عملية داخلية مُحكمة سيساعد نواب الوزراء على الاستجابة السريعة والفعالة لأي توجيهات مستقبلية تصدر عن مكتب الإدارة والميزانية.

ومن خلال حديثنا مع نواب الوزراء، ظهر لنا درسان أساسيان عن كيفية تقييم النتائج: الأول هو التعلم من جميع المستويات التنظيمية، والثاني هو تحديد المسؤوليات بوضوح.

التعلم من كافة المستويات التنظيمية

لكي يكون نواب الوزراء ناجحين حقاً، عليهم أن يدركوا قيمة فهم تأثير عمل إداراتهم من كل زاوية ممكنة. وهذا يشمل النظر للأمور من داخل المؤسسة وخارجها، ومن الجانب السياسي وكذلك من جانب العمل اليومي، سواء على مستوى البلد بأكمله أو في كل منطقة على حدة. وفي هذا السياق، يؤكد أحد نواب الوزراء الذين سبقوهم في المنصب على ضرورة إجراء تقييم شامل يغطي كل الجوانب؛ وهذا لا يتم إلا بالتواصل المباشر مع الشخصيات الأساسية مثل قادة الولايات ورؤساء الأقسام فور استلامهم لمهامهم. هذه المحادثات القيمة قادرة على أن تكشف عن فهم أفضل للأولويات الحقيقية والمشاكل المخفية أو حتى الإحباطات التي قد لا تظهر بوضوح أو لا تُفهم جيداً إذا اقتصر النظر على واشنطن وحدها. فعلى سبيل المثال، كثيرًا ما تتخذ الجهات الحكومية في الولايات قرارات تنفيذية غاية في الأهمية؛ لذا، فإن استيعاب أهدافهم ومعرفة نقاط ضعفهم أو الصعوبات التي تواجههم يمكن أن يزيح الستار عن عقبات لم تكن مرئية من قبل، ويفتح الأبواب أمام فرص جديدة لتحسين العمل. وفي نفس الوقت، يمتلك نواب الوزراء قدرة فائقة على تخطي الحواجز وإزالة العوائق التي قد تعرقل عمل المستويات المتوسطة في مؤسساتهم، وهذا بدوره يفسح المجال واسعًا للأفكار المبتكرة والتطوير المستمر.

ومن الضروري أن يحرص نواب الوزراء، داخل مؤسساتهم، على التواصل الفعال والمستمر مع القادة في جميع المستويات التنظيمية. هذا التواصل يهدف إلى جمع رؤى قيمة تساعدهم على فهم دقيق لحالة العمليات التشغيلية للإدارة وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تطوير وتحسين. وفي هذا الإطار، تحدث أحد نواب الوزراء عن القيمة غير المتوقعة لـ "التجول بلا هدف" في أروقة المبنى. هذا التجول لم يكن مجرد ضياع، بل كان فرصة ثمينة لإيجاد الوقت والتحدث مع الزملاء من مختلف الخبرات والمناصب. تلك الجولات العفوية ساعدته كثيراً في فهم نبض المعنويات العامة، وتحديد الأولويات الفعلية، واستشعار الثقافة السائدة داخل بيئة العمل. كما وجد ذلك النائب قيمة خاصة في تناول وجباته في كافتيريا المبنى. فقد كانت هذه الأوقات فرصة ممتازة لبناء العلاقات الإنسانية القوية وتعميق روح الزمالة والصداقة بين الزملاء، مما يعزز من الترابط والعمل الجماعي.

تحديد المسؤوليات بوضوح

لضمان سير العمل بكفاءة، يحتاج نواب الوزراء إلى نظام واضح يحدد المسؤوليات ويُسهّل التنسيق، ويُبنى هذا النظام عادة من خلال سلسلة من الاجتماعات التي تتنوع بين اللقاءات الفردية، واجتماعات مجالس الإدارة، والجلسات المشتركة التي تجمع فرقًا من أقسام مختلفة، مما يعزز وضوح الأدوار ويخلق بيئة عمل مترابطة تدعم التنفيذ. ولكي يتحول هذا التنظيم إلى نتائج ملموسة، لا بد من اعتماد خطة عمل محددة تُحدَّث باستمرار، كأن تكون خطة استراتيجية مرنة تتيح متابعة التقدّم وضبط الإيقاع، فكلما كانت الأهداف دقيقة، والمقاييس واضحة، والجداول الزمنية محددة، زادت قدرة القيادات على التركيز وتحقيق النتائج المطلوبة. وفي هذا الإطار، أشار بعض نواب الوزراء إلى أهمية تحديد ما يصفونه بـ"نجوم الشمال"، وهي أهداف بعيدة المدى تُستخدم كبوصلة لتوجيه العمل، مثل رفع درجات رضا الموظفين في الاستطلاعات الفيدرالية، أو تحسين ترتيب الجهة ضمن قوائم أفضل أماكن العمل في الحكومة. ولضمان الاستمرار في المسار الصحيح، تأتي المراجعات الدورية كأداة لا غنى عنها، فهي تعزز الشفافية، وتوفر فرصة لتصحيح الانحرافات، وتُسهم في الحفاظ على جودة التنفيذ والتزامه بالجدول الزمني دون إخلال بالنتائج المرجوة.

إن المسؤولية لا تكتمل دون متابعة مستمرة، إذ يروي أحد نواب الوزراء السابقين أن رؤساء الأقسام أو الإدارات الذين لم يفوا بالتزاماتهم كانوا يواجهون محاسبة جادة، تتم في لقاءات مراجعة خاصة تضم نائب الوزير والوزير نفسه، وهي ممارسات رقابية صارمة تولّد شعورًا بالجدية وتدفع المعنيين إلى الإسراع في إنجاز المهام. هذا النوع من المراجعة لم يكن مجرد إجراء إداري، بل أوجد ثقافة تنظيمية تُعلي من شأن النتائج، وتعزز الالتزام بالتنفيذ الفعّال، حيث أصبحت الكفاءة جزءًا من التوقع العام داخل بيئة العمل، لا خيارًا إضافيًا. ومع ترسيخ هذه الثقافة، ارتفع مستوى التحفيز داخل الفرق، وازدادت درجة التركيز والانضباط، مما انعكس مباشرة على جودة الإنجاز وسرعة التنفيذ، وخلق بيئة يسودها حسّ عالٍ بالمسؤولية والانتماء نحو الأهداف المشتركة.

بناء ثقافة العمل

يقول أحد نواب الوزراء السابقين مُعلقًا: "من المهم إشراك الموظفين أصحاب الخبرة معك منذ بداية العمل، سواء في طريقة التفكير، أو عملية اتخاذ القرار، أو حتى في طرح آرائهم بوضوح، لأن تجاهلهم قد يؤدي إلى فشل الجهود بالكامل."

ثقافة العمل داخل المؤسسات الحكومية غالباً ما تبقى وتستمر عبر تعاقب الإدارات المختلفة. وذلك بفضل القيم الراسخة التي تحكمها، والأعراف الثابتة التي تسير عليها، والممارسات المتبعة منذ فترة طويلة. ويلعب الموظفون الحكوميون ذوو الخبرة الطويلة دوراً أساسياً في توفير الاستمرارية والاستقرار للمؤسسة، وذلك بحفاظهم على ثقافتها الراسخة. علماً أن هذه الثقافة يتم تعزيزها باستمرار عن طريق برامج التدريب المخصصة، وعبر لجان الترقيات، والتواصل الداخلي الفعال بين الجميع، بالإضافة إلى الهوية المؤسسية الواضحة التي يمتلكونها.

يمثل نواب الوزراء عنصراً أساسياً في بناء ثقافة المؤسسة، حيث يؤثرون بقوة من خلال قيادتهم الاستراتيجية وإشرافهم المستمر. يتجلى دورهم هذا بشكل خاص في إدارة العمليات، وتنظيم سير المعلومات، وتنفيذ المبادرات ذات الأولوية القصوى. إضافة إلى ذلك، يعملون على تعزيز الكفاءة وسرعة الاستجابة. ويتم ذلك من خلال إشرافهم الدقيق على الأداء، وتشجيع الموظفين على خوض المخاطر المحسوبة التي تدفع للابتكار والتطور. أما في المؤسسات الكبيرة، فيبرز دور نواب الوزراء في الربط والتنسيق بين مختلف الوظائف والأقسام، وحتى المناطق الجغرافية المختلفة. وهذا بدوره يعزز التماسك والتعاون بين جميع الأفراد، مما يمكنهم من مواجهة التحديات الكبيرة والمهمة بفاعلية أكبر.

بناء ثقة الموظفين

إن بناء ثقافة قوية داخل أي مؤسسة يبدأ دائمًا بالتواصل المفتوح والصريح والاستماع الفعال لكل الآراء. وهذا بدوره يؤدي إلى تعزيز شعور الاندماج والشمول بين جميع العاملين. وعندما يسعى نواب الوزراء بشكل نشط لتحقيق التوازن في طريقتهم للتعامل مع مختلف التحديات، على سبيل المثال من خلال التأكد من وجود توزيع مناسب ومتوازن للموظفين الدائمين والمعينين السياسيين في الاجتماعات الرئيسية، فإنهم يظهرون اهتماماً حقيقياً وكبيراً بالأصوات الفريدة والخبرات المتنوعة لكل فرد من أفراد فريقهم.

وتبني نهج شامل يضم الجميع يُسهم في دمج أهداف الفريق وقدراته ومهاراته بشكل كامل ضمن الطموحات الكبيرة للإدارة التي يعملون بها. وعندما يشعر كل فرد من الأفراد بالتقدير لدوره وبأنه آمن في بيئة عمله، يصبح من المرجح جداً أن يتواصل بصراحة وشفافية تامة حول أي مشكلات في سير العمل أو أي أمور غير واضحة أو شكوك. وهذا بدوره يعزز الثقة المتبادلة ويزيد من التماسك والترابط داخل المؤسسة ككل. كل هذا التقدير والأمان يمنح الموظفين القدرة والقوة للمساهمة بفاعلية أكبر وأثر أوضح في تحقيق أهداف المؤسسة ورسالتها الأساسية.

تمكين الموظفين

لتعزيز هذا الدور القيادي بشكل أكبر، يمكن لنواب الوزراء أن يزيدوا من فعاليتهم وقدرتهم على الإنجاز بشكل كبير، وذلك من خلال تمكين الموظفين والعاملين معهم. ويتحقق هذا التمكين عبر عدة طرق أساسية، منها تفويض المهام والصلاحيات لهم، وتوفير فرص التطوير المهني المستمر، وأخيراً تقدير جهودهم ومساهماتهم. فعندما يتم تكليف الموظفين بمسؤوليات مهمة وكبيرة، فإن هذا يساعد بشكل فعال على تعزيز شعورهم بالملكية تجاه العمل. وهذا بدوره يجعلهم يشعرون بمسؤولية أكبر عن النتائج.

إن توفير فرص التعلم المستمر والتطوير المهني للموظفين يُعدّ عاملاً أساسياً لضمان استعدادهم التام وقدرتهم على مواجهة التحديات. وبذلك يصبحون مؤهلين لمواجهة التحديات المعقدة والصعبة التي قد تواجههم في مهامهم. كما أن ذلك يمنحهم القدرة على الابتكار وتقديم أفكار جديدة ومتميزة في إطار أدوارهم الوظيفية. علاوة على ذلك، تزداد أهمية هذا الجانب بشكل ملحوظ، خاصة عند النظر إلى إمكانية تحقيق إنتاجية أكبر وتحسين الأداء العام. كل هذا يتحقق بالاستفادة القصوى من التكنولوجيا الحديثة، بما في ذلك تطبيقات الذكاء الاصطناعي، ومختلف الأدوات الرقمية المتاحة.

ويُعد تقدير جهود الموظفين أداة إدارية رئيسية وفعالة جداً داخل أي جهة حكومية. فمثلاً، كتابة خطابات الدعم الرسمية، وتقديم التوصيات الإيجابية، أو ترشيح الزملاء للجوائز التقديرية، كل ذلك يمكن أن يرفع الروح المعنوية للموظفين بشكل كبير، ويُنمّي لديهم شعوراً قوياً بالولاء للمؤسسة، كما يدفعهم إلى العمل بحماس وتحفيز أكبر.

وأخيراً، يأتي دور خلق فرص ولحظات للتواصل الفعال بين الجميع. يمكن أن يشمل ذلك التجمعات غير الرسمية، أو اجتماعات المجموعات الصغيرة، أو حتى الفعاليات الكبيرة التي تُقام على مستوى المؤسسة بأكملها. هذه اللحظات تساهم بشكل كبير في بناء روابط قوية بين الموظفين، وتوفر لهم فرصة حقيقية وهادفة للتواصل المباشر مع القيادات العليا. وحسب ما ذكره بعض نواب الوزراء السابقين، فإن جلسات القهوة الجماعية البسيطة وجلسات الاستماع التي تُخصص للموظفين أثبتت فعاليتها بشكل خاص في بناء علاقات قوية ومثمرة بين الفرق المختلفة. هذه الأنشطة لا تعزز فقط التوافق والانسجام داخل المؤسسة ككل، بل إنها أيضاً تُرسّخ ثقافة الاحترام المتبادل والتحفيز المستمر بين جميع العاملين فيها.

يلعب نواب الوزراء الفيدراليون دوراً قيادياً محورياً في توجيه المؤسسات التي يشرفون عليها، فهم يشكّلون العقل المدبر الذي يقود مسيرة الأداء اليومي نحو أعلى مستويات الكفاءة. ومن خلال إدارتهم المنظمة، تسير عمليات المؤسسة بسلاسة وانسجام، بما يضمن توافقها الكامل مع الأهداف الاستراتيجية بعيدة المدى. ولتحقيق هذه الأهداف الطموحة، يلتزم نواب الوزراء بتطبيق أفضل أساليب العمل وأكثرها فعالية، مع الحرص على استغلال الموارد المتاحة بكفاءة عالية. كما يعززون ثقافة التطوير المستمر داخل المؤسسة، ويدفعون نحو تحسين الأداء في جميع المستويات. ولا يقتصر دورهم على التخطيط والتنفيذ، بل يتجاوز ذلك إلى ترسيخ روح التعاون بين مختلف الإدارات، مما يخلق بيئة عمل متكاملة ومترابطة. وبهذا النهج الشامل، لا تتحقق فقط مكاسب فورية في الأداء والاستقرار، بل يتم أيضاً بناء مؤسسة قوية ومرنة، قادرة على التكيف والازدهار في بيئات العمل المتغيرة باستمرار.